仕事術 その2 ~ムダを省く〜

ももたろう未来塾

自称完璧主義者で些細なことまで力を入れてしまう癖があるが、一向にはかどらない。
尻つぼみになり集中力が低下し、生産性も落ちる。
結果、ゴールに至るまで多大な時間が掛かる。
何かしらヒントを見つけ焦点を合わせ、重要な仕事を早く遂行したいと考え、ヒントと成りうるものを調べてみた。

箇条書きにて示し、改善策を付け足す。

・経営陣と社員の情報共有をし、同じ方向に走りだす工夫
自分の考えを相手に伝えず、または伝えきれていない状態で行動を決定している。
人は理由がなければ動かない。
方針を定め、何のために行うのかを伝えて行く。

・立場に関係なく自分の考えを言える風土
リーダーは聞く力が特に必要である。
「話を聞く」「聞きだす」ことにコミュニケーションの重きを置く。

・未来に近づく地図になるスケジュール
未来に近づくには未来を創造する必要がある。
創造した未来を共有し、いつまでに達成したいかを明確にし、目標を持ちスケジュールを組む。

・フランクリンコヴィーの「緊急/緊急でない/重要/重要でない」マトリクス
完璧主義者は重要でもなく緊急でもない仕事に時間を割く傾向がある。
今しなればならない緊急で重要なものを理解する必要がある。
これを皆で共有する。
また、緊急で重要な仕事を後回しにする人も出てくる。
緊急で重要だと理解していないため起こる可能性が高く、共有が足りていないことを意味する。

・時間とお金を計画・目標に集中し行動する
上記2つで改善可能。

・できる人より信用できる人
言い訳、人のせい、嘘や隠す行為は自分が傷つかないよう守るために行う行為である。
嘘や隠さなくても良い風土が必要でる。
リーダーは言ったことはやる約束の積み重ねで信用を得、その後信頼が生まれるように務める。
一生懸命のミスは話しやすさで解決し、そのミスもリーダーの責任と思えば良い風土が生まれる

・リーダーは方向性を示す役割
自分は役に立っているのか存在意義に悩むメンバーが生まれないように、いつも方向性を示し役割を伝えて行く。

・信用してくれる人を信用する
好意を持ってくれる相手には好意を持つのと同じで、信用してくれる人には信用する。
信用は信用から生まれる可能性があることを理解し、まずできないと疑うことを止め、任せることを考える
問題は任せた後の対応にある可能性が高い。

・お礼
お礼の仕方には様々あるが、感謝の念はどのような形でも嬉しい。
時に古臭い手紙も有効である。

・気付きのフィードバック
気付いた点をメンバーに伝えることができる立場は権力でもあり、伝え方一つでモチベーションは変わる。
悪い点も注意しなければならないが、ポジティブに伝える癖を持つ。

・ゴールを考える
否定的な意見を受け入れられにくいのは皆同じではあるが、ゴールが明確になっていればそのゴールの為の意見と捉えられ受け入れやすくなる。

・エクセル・クラウドを利用する
最低限個人の仕事の生産性を上げるために必要なパソコンスキルである。
研修などを通してでも成長させなければならない能力でもある。
関数などは最も時間を省いてくれる。

・会議で結果を出す
意識していないと脱線・ダラダラ・だんまりになる。
ゴールは何かを必ず決めて会議に挑む

・ムダを省く
多くにムダがある。
特にいつも決まったルーチンワークにムダが隠されていることを疑い仕事に挑む。
メモはムダを省く最強のツールである。

日々はTODO,長期は紙
日々はTODOリスト化してスキマ時間を利用して片付ける。
長期のプランは紙を利用して未来を描く。

・トレンド・ニーズに素早く追いつくスピード
現在のほぼ全ての経営者がいう言葉の中に必ず「スピード」というほど重要な要素。
我々の行っている日々の業務は目標に向かってスピードはあるか再確認したい。
それを計るのがスケジュールである。

・パソコン45分休憩15分
疲れないパソコン業務はTVを見ているのと同じ状態である。
難しい難問を解く時に長時間はできない。
「集中」と「休息」を一つの指標としたい。

・リミットがあると集中する
夏休みの宿題は残りギリギリで行う人が多い。
締め切り直前に緊張感が生まれることから、仕事には締め切りを設ける

・仕事は盗む
盗むという行為にオリジナリティはないのか。
盗んだだけでは何もならない。
盗みはあくまでたたき台であり、試行錯誤で進化させる行為が必要。

・雑談
雑談は気心知れる潤滑油である。
時間のムダではなく、必要な時間である。
営業先に雑談もなく仕事の話を切りだすのは優位性がある場合のみである。

・ありがとうの力
ありがとうと言われて嬉しくない人はいない。
何度言っても良いことである。
例えばコース料理で持って来てもらう度にありがとうを伝えると、メインの料理はできた皿の中で一番良いものを持って来てくれるかもしれない。
それが人の心情

・本当に求められているものは何か
資料作成でも他の仕事でも何を求められてるかを考えて行うのと考えないのでは違うものができる。
本当に必要なものを理解して業務に挑む必要がある。

・数値化で意識
早い、遅い、できる、できないと抽象的になりがちなものを数値に直すと改善に結び付きやすくなる。
数値化できるものは数値化する

・ムダとは速度を上げること
無駄を省くとスピードが上がる。空き時間も増える。
穴を掘って埋める行為にも近いことから、ムダの排除はやる気にも繋がる

・愚痴・羨望・虚栄心
幸せになりたくないならこの3つを行えばよい。
人に良く思われたいことも自分を苦しめ何も生まない。

・真剣にやってもムダはムダ
ムダな行為をいくら真剣にやってもムダ。
一生懸命やったのにとならないように目的を明確にする。

・必要な2割に集中する
完璧主義は時間が長くなり集中力が落ち生産性が低い。
このこと自体汎用性に欠ける。
スキマ時間の利用
あれやこれから今に集中
重要な仕事から集中
粗くてもスピード
いかに自分の労力も「省エネ」できるか。

・ゴールの提示とホワイトボード活用で会議を短くする
脱線、ダラダラ、だんまりを無くすために、日程を伝える際に会議のゴールも伝えておく。
紙やホワイトボードで論点を見える化し、目線を集中させる。
アイデア出し(発散)、まとめる(収束)。
最後箇条書きでまとめて全員へメールを送る。

・会議メモのセオリー
聞くだけで「メモし忘れ」メモに集中し過ぎて「聞き忘れ」を無くす必要がある。
重要な締め切り、何をする、方針などメモを2割にする。
最も重要なのは「聞く・話す・考える」ことである。

・情報収集
何のため(プランニング)、どこまで(ゴール)、どう調べる(戦略)、収集しまとめる。
①書籍・・・知識
②新聞・・・事実
③雑誌・・・トレンド
④サイト・・・細かく
⑤人物・・・取材
ヌケ・モレを防ぐ
期待を超える意識を持つ。

・資料作成のムダ
完成版× → 仮まとめ(たたき台)〇
伝えたい情報を盛り込む× → 求める情報を厳選〇
毎回ゼロベース× → 使いやすいテンプレート〇
情報収取して資料作成ではなく、収集して仮まとめしてまた収集し資料作成する。
読まなくてもわかる
②結論は3つ等絞って掲示
③ストーリー順にする
④ビジュアルより中味
⑤詳細データは別紙にまとめる

・ムダメール
IMEの単語登録で常用フレーズは登録しておく。
よく作るメールはテンプレ―トを作り、書き換え場所は●●にしておく。

・格言
広岡浅子 挑み、動き、巻き込む
渋沢栄一 死ぬ時に残す教訓が大事なのではなく、生きている時の行動が大事なのである
五代友厚 地位か名誉か金か、いや大切なのは目的だ

第2編で仕事の見直しについて考えた。
まずは3つでも良いので意識して行って行きたい。
人が習慣化するまで3週間掛かるという。
継続は力なりの最初の壁は3週間ということかもしれない。

べイダー秀吉

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